HOJAS DE CÁLCULO

Objetivos:

§    Este programa es uno de los más importantes porque trata sobre la herramienta de Office qué tal vez sea la más utilizada, desde sus primeras versiones. Conocerá los elementos básicos de la creación de libros y hojas de cálculo electrónicas con Excel, así como su operación con el ratón o mediante el teclado Aprenderá a utilizar las principales funciones de Excel y a sacar provecho de sus grandes posibilidades de cálculo.

§    Podrá editar sus documentos para lograr libros de cálculo claros y sin errores ortográficos, y formatearlos de tal manera que parecerían paginas de una aplicación de diseño grafico (Desktop Publishing), y no una anda hola de cálculos numéricos

§    Aprenderá que el administrador de hojas de cálculo, que es Excel, no sólo sirve para elaborar nóminas. cálculos contables o cálculos financieros, sino que permite crear sendos documentos de cálculo de diversos tópicos y complejas hojas y libros, que permiten trabajar con diversos escenarios que presentan variados resultados dependiendo de los valores que se den a las variables.

§    Podrá realizar gráficas dependientes de los datos de la hoja e insertarlos en informes hechos con Word, o con cualquier otra aplicación de creación de documentos, en Windows.

INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE CÁLCULO

Una Hoja de cálculo (Spreadsheet) es el equivalente electrónico de las hojas tabulares que se utilizan en contabilidad. Están estructuradas en columnas y renglones (o filas) que permiten registrar datos y fórmulas en cada una de las intersecciones, denominadas celdas. Estas herramientas cuentan con una amplia diversidad de características y facetas que convierten el trabajo con números en una cómoda y sencilla rutina.

Al mismo tiempo que las primeras computadoras personales, se desarrollaron una serie de programas o software para el procesamiento de textos y para muchas otras aplicaciones, ya que no se pueden tener computadoras sin programas y viceversa. Una de las aplicaciones que más contribuyó a la comercialización masiva de las PCs es, sin lugar a dudas, la hoja de cálculo.

VisiCalc

En octubre de 1979, dos estudiantes de Harvard: Dan Brickun y Bob Frankston (figura 6.1), crean la compañía Softwai Arts, Inc., e inventan la primera hoja de cálculo a la cual denominaron VisiCalc, por las siglas de VISIble CALCulato. Esta primera aplicación de cálculos numéricos fue diseñada para “correr” en la computadora personal Apple II, con 64 k de memoria RAM, por lo que ésta se popularizó entre los usuarios personales y las pequeñas empresas, que encontraban en este tipo de sistemas, una útil herramienta para llevar a cabo sus operaciones numéricas de manera rápida y confiable.

Bob Frankston y Dan Bricklin

Los creadores de la primera hoja de cálculo, VisiCalc, son ahora prestigiadas figuras de la industria de la computación.

Tras el éxito de esta aplicación, el equipo de Software Arts continúa programando versiones para la Tandy TRS-80, para la Commodore PET y para la Atari 800. En 1981 se desarrolla una versión muy completa para la novedosa IBM-PC, que ocupa la increíble cantidad de 27 520 bytes. Dan Bricklin nunca pudo obtener una patente para la aplicación de hojas de cálculo, porque es hasta después de 1981 cuando se reconoce en Estados Unidos la propiedad intelectual sobre 1a creaciones de software. La compañía Software Arts fue comprada por Lotus Development Corporation, quienes desarrollaban la primera versión de Lotus 1-2-3, para PCs en 1993.

En 1980 Software Arts desarrolla un formato de intercambio de datos para VisiCalc (Data Interchange Format) conocido como DIF, basado en el código ASCII, que facilita el intercambio de datos estructurados en filas y columnas entre archivos de bases de datos y hojas de cálculo, con los de otras aplicaciones como procesadores de textos, etcétera. Estas nuevas tecnologías y estándares impulsan a muchas otras compañías de software a desarrollar nuevas aplicaciones de hojas de cálculo.

SuperCalc

Sorcim que significa micros leyéndolo al revés, desarrolladores de software de Silicon Valley, aprovechando el formato DIF liberan una versión de hoja de cálculo para las computadoras Osborne 1 con sistema operativo CP/M, antecedente del MS- DOS, denominada SuperCalc (que supuestamente significaSUPERior than VisiCALC), entre 1980 y 1983. La hoja de cálculo de segunda generación de Sorcim fue SuperCalc 2, que incluía grandes mejoras con respecto a su antecesora. Sorcim Corporation se convirtió tiempo después en la conocida Computer Associates, CA.

Multiplan

Microsoft introduce en 1983 la hoja de cálculo Multiplan, capaz de encadenar múltiples hojas para trabajar simultáneamente, administrando los vínculos entre ellas. Se escriben versiones para una gran cantidad de plataformas como Radio Shack, TRS-80, Commodore 64, Texas Instruments 99/4, IBM-PC, Apple II, y Apple Macintosh, y para diversos sistemas operativos como MS-DOS, CP/M y otros.

Context MBA

Uno de los mejores programas de hojas de cálculo de segunda generación lo fue, sin lugar a dudas, Context MBA, desarrollado desde 1981 por Context Management Systems. Además de realizar los cálculos más indispensables, incluía aplicaciones extras como generación de gráficos, manejo de bases de datos, tratamiento de textos y telecomunicaciones. La primera versión utilizaba un sistema operativo casi desconocido denominado PASCAL P en lugar de MS-DOS. Después se desarrolla una versión para MS-DOS llamada Corporate MBA, que debido a su lentitud de ejecución y a serias limitaciones del procesador de palabras, pronto cayó en el olvido, sobre todo cuando hace su aparición la hoja de cálculo Lotus 1-2-3.

Lotus 1-2-3

En 1982 Miteheli Kapor (figura 6.3) funda la conocida compañía Lotus Development Corporation y en 1983 diseña, junto con Jonathan Sachs, la hoja de cálculo más conocida, considerada como el estándar en este tipo de programas durante muchos años; Lotus 1-2-3 para las computadoras IBMPC. La denominación Lotus 1-2-3 se le dio, por dos razones:

Lotus porque Mitchell, como instructor de meditación trascendental que era, admiraba esas flores orientales, y 1-2-3 por su rapidez de ejecución y de procesamiento. Lotus fue planeada para ejecutar inicialmente tres operaciones básicas hoja de cálculo, gráficos y proceso de textos. La primera versión de Lotus se llamó Release 1, y requería 192 kB de memoria RAM. Las versiones 2.3 y 2.4, ya necesitaban 384 kB de RAM y 512 kB para utilizar las características avanzadas, y un disco duro para ser instaladas. La primera versión de Lotus 1-2-3 para Windows fue la 5. En estos programas se introducen las bases de las principales características de las aplicaciones de hojas de cálculo de la actualidad como los nombres de celdas, las macro instrucciones denominadas macros, los nombres de rangos de celdas y muchas otras.

AppleWorks

La primera suite de aplicaciones para las computadoras Apple la desarrolla la misma Apple Computer Inc., en 1984 y se denomina AppleWorks. Estaba constituida por un procesador de textos, una base de datos y la hoja de cálculo. Las versiones siguientes se liberan cada tanto, incluyendo cada una de ellas cuantiosas mejoras en cada uno de los programas que la componen, sin exceptuar la hoja de cálculo. La versión 2.0 se libera en 1986, luego, en 1998 se actualiza como 2.1 por Claris, compañía creada por Apple para producir el software de sus computadoras. La 3.0 queda lista en 1989, la 4.0 en 1996 y la 5.0 en 1998, cambiando de nombre a  ClarisWorks.

Excel

En 1985 Microsoft desarrolla una hoja de cálculo para las nuevas Apple Macintosh con 512 kB de memoria RAM, denominada Excel, porque se consideraba Excelente. Esta hoja ya incluye muchas de las funciones gráficas de las hojas actuales, y como Lotus 1-2-3, se conforma por la aplicación de hojas de cálculo, el manejador de gráficos y funciones de bases de datos. La versión 2.1.c aparecida en diciembre de 1987. ya incluye compatibilidad completa con Windows 3.0. Esta ya es una hoja de cálculo moderna, con interfaz gráfica, que utiliza menús desplegables y hace uso del ratón para el manejo integral del programa.

Microsoft Excel

La herramienta de cálculo Excel facilita la creación de documentos denominados hojas de cálculo y más propiamente libros de cálculo, que incluyen varias hojas en su interior. Introduciendo los datos en las celdas, y mediante unas cuantas fórmulas, puede realizar cálculos complejos de manera rápida y automatizada. Adicionalmente se pueden graficar los datos para producir documentos claros y profesionales.

Si bien se requiere bastante cuidado al manipular números en una hoja de cálculo, también es cierto que se debe poner la misma atención cuando esas operaciones se realizan a la manera primitiva: usando papel, lápiz y calculadora, lo cual a la larga puede resultar muy lento y tedioso.

Para ejecutar el programa Excel pulse sobre el botón Inicio y haga lo siguiente:

1. En el menú Inicio, busque el icono correspondiente y pulse sobre él.

2. Si no se encuentra el icono entre las aplicaciones de uso frecuente, abra el submenú Todos los programas, localice la carpeta Microsoft Office y seleccione el icono de Microsoft Excel.

3. También puede seleccionar la opción Nuevo documento de Office. En el cuadro de diálogo pulse sobre el icono Libro en blanco.

 4. Otra manera de ejecutar rápidamente Excel, es con un acceso directo desde el escritorio.

Poner en marcha el programa

Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo partiendo del botón "Inicio" de la esquina inferior izquierda.

Pulsamos el botón "Inicio" en la esquina inferior izquierda.
Y subiendo pulsamos "Programas"
Seleccionamos el programa Excel pantalla del programa   La pantalla nos muestra una serie de barras de menú y una zona cuadriculada con numerosas casillas. IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de las barras de menú que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos de una barra de menú que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instrucción "Ver" de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas" Pulsar "Ver" en la barra superior. En la imagen vemos que están marcadas Estándar y Formato. Por tanto las barras que aparecen en pantalla son las dos marcadas.