ELABORACIÓN DE FORMULARIOS
TEORÍA
GENERAL DE FORMULARIOS.
Es
una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área
funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento
de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar
el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime
información constante y que tiene una serie de espacios para asentar
información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes,
impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente
PARTES
DEL FORMULARIO:
Extremo superior o cabeza:
Se
utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del
organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la
introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del
formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene
el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción
implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea
obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca
de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene
los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o
conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se
asienta el código de registro
Objetivo:
Llenar
las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un
fin.
Objetivos específicos
Facilitar
el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en
los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor
legal a determinadas transacciones.
Importancia:
Su
importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados
trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se
refleja en un formulario.
Uso de los formularios
Se
utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para
eliminar la necesidad de copiar a mano.
Presentación.
De
acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios,
juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante químico, físico o
carbonizado, y cuaderno.
REQUERIMIENTOS
DEL ANALISTA Y DIBUJANTE DE FORMULARIOS:
Para
el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la
organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de
diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de
impresión y los tipos de papel y tinta.
Para
el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión,
destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de
formularios.
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