HOJAS
DE CÁLCULO
Objetivos:
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Este programa
es uno de los más importantes porque trata sobre la herramienta de Office qué
tal vez sea la más utilizada, desde sus primeras versiones. Conocerá los
elementos básicos de la creación de libros y hojas de cálculo electrónicas con
Excel, así como su operación con el ratón o mediante el teclado Aprenderá a
utilizar las principales funciones de Excel y a sacar provecho de sus grandes
posibilidades de cálculo.
§
Podrá editar
sus documentos para lograr libros de cálculo claros y sin errores ortográficos,
y formatearlos de tal manera que parecerían paginas de una aplicación de diseño
grafico (Desktop Publishing), y no una anda hola de cálculos numéricos
§
Aprenderá que
el administrador de hojas de cálculo, que es Excel, no sólo sirve para elaborar
nóminas. cálculos contables o cálculos financieros, sino que permite crear
sendos documentos de cálculo de diversos tópicos y complejas hojas y libros,
que permiten trabajar con diversos escenarios que presentan variados resultados
dependiendo de los valores que se den a las variables.
§
Podrá realizar
gráficas dependientes de los datos de la hoja e insertarlos en informes hechos
con Word, o con cualquier otra aplicación de creación de documentos, en
Windows.
INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE CÁLCULO
Una
Hoja de cálculo (Spreadsheet) es el equivalente electrónico de las hojas
tabulares que se utilizan en contabilidad. Están estructuradas en columnas y
renglones (o filas) que permiten registrar datos y fórmulas en cada una de las
intersecciones, denominadas celdas. Estas herramientas cuentan con una amplia
diversidad de características y facetas que convierten el trabajo con números
en una cómoda y sencilla rutina.
Al
mismo tiempo que las primeras computadoras personales, se desarrollaron una
serie de programas o software para el procesamiento de textos y para muchas
otras aplicaciones, ya que no se pueden tener computadoras sin programas y
viceversa. Una de las aplicaciones que más contribuyó a la comercialización
masiva de las PCs es, sin lugar a dudas, la hoja de cálculo.
VisiCalc
En
octubre de 1979, dos estudiantes de Harvard: Dan Brickun y Bob Frankston
(figura 6.1), crean la compañía Softwai Arts, Inc., e inventan la primera hoja
de cálculo a la cual denominaron VisiCalc, por las siglas de VISIble CALCulato.
Esta primera aplicación de cálculos numéricos fue diseñada para “correr” en la
computadora personal Apple II, con 64 k de memoria RAM, por lo que ésta se
popularizó entre los usuarios personales y las pequeñas empresas, que encontraban
en este tipo de sistemas, una útil herramienta para llevar a cabo sus
operaciones numéricas de manera rápida y confiable.
Bob Frankston y Dan Bricklin
Los
creadores de la primera hoja de cálculo, VisiCalc, son ahora prestigiadas
figuras de la industria de la computación.
Tras
el éxito de esta aplicación, el equipo de Software Arts continúa programando
versiones para la Tandy TRS-80, para la Commodore PET y para la Atari 800. En
1981 se desarrolla una versión muy completa para la novedosa IBM-PC, que ocupa
la increíble cantidad de 27 520 bytes. Dan Bricklin nunca pudo obtener una
patente para la aplicación de hojas de cálculo, porque es hasta después de 1981
cuando se reconoce en Estados Unidos la propiedad intelectual sobre 1a
creaciones de software. La compañía Software Arts fue comprada por Lotus
Development Corporation, quienes desarrollaban la primera versión de Lotus
1-2-3, para PCs en 1993.
En
1980 Software Arts desarrolla un formato de intercambio de datos para VisiCalc
(Data Interchange Format) conocido como DIF, basado en el código ASCII, que
facilita el intercambio de datos estructurados en filas y columnas entre
archivos de bases de datos y hojas de cálculo, con los de otras aplicaciones
como procesadores de textos, etcétera. Estas nuevas tecnologías y estándares
impulsan a muchas otras compañías de software a desarrollar nuevas aplicaciones
de hojas de cálculo.
SuperCalc
Sorcim
que significa micros leyéndolo al revés, desarrolladores de software de Silicon
Valley, aprovechando el formato DIF liberan una versión de hoja de cálculo para
las computadoras Osborne 1 con sistema operativo CP/M, antecedente del MS- DOS,
denominada SuperCalc (que supuestamente significaSUPERior than VisiCALC), entre
1980 y 1983. La hoja de cálculo de segunda generación de Sorcim fue SuperCalc
2, que incluía grandes mejoras con respecto a su antecesora. Sorcim Corporation
se convirtió tiempo después en la conocida Computer Associates, CA.
Multiplan
Microsoft
introduce en 1983 la hoja de cálculo Multiplan, capaz de encadenar múltiples
hojas para trabajar simultáneamente, administrando los vínculos entre ellas. Se
escriben versiones para una gran cantidad de plataformas como Radio Shack,
TRS-80, Commodore 64, Texas Instruments 99/4, IBM-PC, Apple II, y Apple Macintosh,
y para diversos sistemas operativos como MS-DOS, CP/M y otros.
Context MBA
Uno de
los mejores programas de hojas de cálculo de segunda generación lo fue, sin
lugar a dudas, Context MBA, desarrollado desde 1981 por Context Management
Systems. Además de realizar los cálculos más indispensables, incluía
aplicaciones extras como generación de gráficos, manejo de bases de datos,
tratamiento de textos y telecomunicaciones. La primera versión utilizaba un
sistema operativo casi desconocido denominado PASCAL P en lugar de MS-DOS.
Después se desarrolla una versión para MS-DOS llamada Corporate MBA, que debido
a su lentitud de ejecución y a serias limitaciones del procesador de palabras,
pronto cayó en el olvido, sobre todo cuando hace su aparición la hoja de
cálculo Lotus 1-2-3.
Lotus 1-2-3
En
1982 Miteheli Kapor (figura 6.3) funda la conocida compañía Lotus Development
Corporation y en 1983 diseña, junto con Jonathan Sachs, la hoja de cálculo más
conocida, considerada como el estándar en este tipo de programas durante muchos
años; Lotus 1-2-3 para las computadoras IBMPC. La denominación Lotus 1-2-3 se
le dio, por dos razones:
Lotus
porque Mitchell, como instructor de meditación trascendental que era, admiraba
esas flores orientales, y 1-2-3 por su rapidez de ejecución y de procesamiento.
Lotus fue planeada para ejecutar inicialmente tres operaciones básicas hoja de
cálculo, gráficos y proceso de textos. La primera versión de Lotus se llamó
Release 1, y requería 192 kB de memoria RAM. Las versiones 2.3 y 2.4, ya
necesitaban 384 kB de RAM y 512 kB para utilizar las características avanzadas,
y un disco duro para ser instaladas. La primera versión de Lotus 1-2-3 para
Windows fue la 5. En estos programas se introducen las bases de las principales
características de las aplicaciones de hojas de cálculo de la actualidad como
los nombres de celdas, las macro instrucciones denominadas macros, los nombres
de rangos de celdas y muchas otras.
AppleWorks
La
primera suite de aplicaciones para las computadoras Apple la desarrolla la
misma Apple Computer Inc., en 1984 y se denomina AppleWorks. Estaba constituida
por un procesador de textos, una base de datos y la hoja de cálculo. Las
versiones siguientes se liberan cada tanto, incluyendo cada una de ellas
cuantiosas mejoras en cada uno de los programas que la componen, sin exceptuar
la hoja de cálculo. La versión 2.0 se libera en 1986, luego, en 1998 se
actualiza como 2.1 por Claris, compañía creada por Apple para producir el
software de sus computadoras. La 3.0 queda lista en 1989, la 4.0 en 1996 y la
5.0 en 1998, cambiando de nombre a
ClarisWorks.
Excel
En
1985 Microsoft desarrolla una hoja de cálculo para las nuevas Apple Macintosh
con 512 kB de memoria RAM, denominada Excel, porque se consideraba Excelente.
Esta hoja ya incluye muchas de las funciones gráficas de las hojas actuales, y
como Lotus 1-2-3, se conforma por la aplicación de hojas de cálculo, el
manejador de gráficos y funciones de bases de datos. La versión 2.1.c aparecida
en diciembre de 1987. ya incluye compatibilidad completa con Windows 3.0. Esta
ya es una hoja de cálculo moderna, con interfaz gráfica, que utiliza menús
desplegables y hace uso del ratón para el manejo integral del programa.
Microsoft
Excel
La herramienta
de cálculo Excel facilita la creación de documentos denominados hojas de
cálculo y más propiamente libros de cálculo, que incluyen varias hojas en su
interior. Introduciendo los datos en las celdas, y mediante unas cuantas
fórmulas, puede realizar cálculos complejos de manera rápida y automatizada.
Adicionalmente se pueden graficar los datos para producir documentos claros y
profesionales.
Si
bien se requiere bastante cuidado al manipular números en una hoja de cálculo,
también es cierto que se debe poner la misma atención cuando esas operaciones
se realizan a la manera primitiva: usando papel, lápiz y calculadora, lo cual a
la larga puede resultar muy lento y tedioso.
Para ejecutar el programa Excel pulse sobre
el botón Inicio y haga lo siguiente:
1. En
el menú Inicio, busque el icono correspondiente y pulse sobre él.
2. Si
no se encuentra el icono entre las aplicaciones de uso frecuente, abra el
submenú Todos los programas, localice la carpeta Microsoft Office y seleccione
el icono de Microsoft Excel.
3.
También puede seleccionar la opción Nuevo documento de Office. En el cuadro de
diálogo pulse sobre el icono Libro en blanco.
Poner en marcha el programa
Para poner en marcha el programa lo abrimos.
Existen varias formas, por ejemplo partiendo del botón "Inicio" de la
esquina inferior izquierda.
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pantalla
del programa
La pantalla nos muestra una serie de barras
de menú y una zona cuadriculada con numerosas casillas.
IMPORTANTE: La pantalla del
programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de las barras de menú que
se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos de una barra de menú
que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instrucción "Ver" de la barra superior y
pulsar "Barras de herramientas"
Pulsar
"Ver" en la barra
superior. En la imagen vemos que están marcadas Estándar y Formato. Por tanto
las barras que aparecen en pantalla son las dos marcadas.
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